Witaj! W tym artykule zajmiemy się tematem, który pomoże Ci w organizacji wyjazdu. Mianowicie opiszemy, jakie dokumentacje kierownik kolonii jest zobowiązany sporządzać i posiadać.

Kierownik ma obowiązek prowadzenia dokumentacji obozu, w tym listy uczestników, harmonogramy zajęć, wykaz wyposażenia, protokoły zebrań, ewidencję wydatków i wiele innych dokumentów związanych z organizacją i przebiegiem obozu. Jest to ważne dla zapewnienia bezpieczeństwa uczestników oraz dla zachowania porządku i przejrzystości w zarządzaniu obozem. Wszystkie konieczne dokumentacje kierownika kolonii określa ustawa o systemie oświaty oraz Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej w sprawie wypoczynku dzieci i młodzieży.

Co muszą zawierać dokumentacje kierownika kolonii?

Całą dokumentację sporządza się między innymi w celu okazania jej podczas kontroli Kuratorium Oświaty. Instytucja ta, w ten sposób sprawdza, czy cały obóz przebiega według norm i kryteriów zawartych w ustawie oraz przepisach regulujących. Dokumentacja również potrzebna jest, aby rozliczać kierownika kolonii z wypełniania jego obowiązków, jeśli ten zatrudniony jest w ramach pracy dla jakiegoś podmiotu.

Kierownik kolonijny zobligowany jest do wypełniania i posiadania następujących dokumentów:

• wypełnione karty kwalifikacyjne podopiecznych. Muszą być one uzupełnione według wzoru opublikowanego w załączniku nr 6 do rozporządzenia (Dz.U. 2016 poz. 452),

• harmonogram pracy oraz plan dnia podczas wypoczynku,

• program kolonii,

• zaświadczenie o zgłoszeniu wypoczynku. Takowy dokument, kierownik kolonii dostaje drogą mailową lub pocztową, po zatwierdzeniu zgłoszenia wypoczynku przez Kuratorium Oświaty,

• zakres obowiązków, które będą wypełniane przez kadrę obozu,

• wypełnione dzienniki zajęć przez wychowawców (załącznik nr 5 do rozporządzenia – Dz. U. 2016 poz.452),

• odpowiednio skonstruowane regulaminy. Muszą one uwzględniać charakterystykę wyjazdu. To znaczy, że jeśli jest to obóz konny, to taki regulamin musi zawierać zasady zachowania podczas zajęć z jazdy konnej itd,

• warunkowe dokumenty. Dokumentacja powypadkowa oraz medyczna. Muszą w nich być zawarte czynności, jakie zostały podjęte np. przez ratowników, zabiegi czy operacje oraz porady, jakich udzielił lekarz. Jeśli poszkodowanemu były podawane leki, to w dokumentacji musi być zapisana nazwa leku oraz jego dawkowanie i pory podawania.

Dodatkowe dokumentacje kierownika kolonii

Kierownik wypoczynku musi posiadać także:

• książka kontroli, w której notowane są kontrole kuratora oświaty,
• jadłospisy, gdy podopieczni korzystają ze stołówki obozowej,
• dokumentacje finansową, jeśli kolonia jest dotowana.

Cała dokumentację wypoczynku, zgodnie z art. 92h ust. 4 ustawy o systemie oświaty,  należy przechowywać przez 5 lat, liczonych od momentu usunięcia zgłoszenia z bazy wypoczynku.

Czujesz, że sprawdziłbyś się pracy jako kierownik kolonijny? Zapisz się na nasz kurs hybrydowy, klikając TUTAJ lub TUTAJ

Życzymy powodzenia!